一、归档范围

1.部门在日常工作中形成的文字、图表、声像、实物等不同载体的各类材料。

2.公司重要会议（董监事会议、办公会议、专项工作会议）记录、纪要，公司文件（对外函件），公司规章制度，人员管理资料、商铺及场地管理、财务资料、招标采购、合同（协议）等专项工作中形成的各类材料。

各部门、所属企业按职责分工和档案整理规范分工负责。

二、档案资料管理体系

1.各部门，所属企业负责人为本部门档案管理第一责任人；

2.凡属归档范围内的材料、图片、声像、实物等，务必做到应归尽归，严禁任何部门和个人将应归档材料擅自截留处置。 各部门、所属企业在做好日常档案归档工作的同时还要特别重视本部门声像、实物等特殊载体档案的清理、整理、归档工作。

三、档案资料整理要求

1.归档的各类档案须是当年已办理完毕的，未办理完毕的暂不归档。

2.归档的材料须齐全、完整、分类准确、组卷合理，归档文件题名简明、确切，便于保管利用。

3.公司印发的文件，须按照正文（含附件，套红并盖章）、签发单、定稿的顺序整理。

4.归档的文件材料须有“标题(题名) ”，若没有标题、标题不规范、或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容须加方括号“[]”。

5.归档的文件材料，若涉及表彰奖励、职务任免、职称评聘、等事由的，须在归档文件目录“备注”栏确切填写所有涉及人员名单，涉及单位的填写单位名称，以方便电子检索利用。

6.归档的文件材料，须印章清晰，纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、蓝色复写纸进行起草、修改、复写文件。

除特殊情况外，归档的档案材料必须是原件。

7.归档文件材料必须去掉订书针、大头针，可用回形针、长尾夹分别。

8.归档的每一份文件材料必须从第一页有文字、图片页开始用铅笔依次编写页码，每份文件页码从1开始编写，单面打印需用铅笔编写在正面右上角，双面打印编于正面右上角和反面左上角，页码必须为连续数字，空白页不编写页码。完整印装成册并编有页码的，且文件材料原有页码与拟编页码相同的，可保持原有页码不变，不再重复编页码。

9.所有归档的档案实体必须填写“归档文件目录”，档案实体的顺序必须与目录中填写的顺序一致且题名与“归档文件目录”题名必须相同。

10.归档的会议记录封皮如果是皮质或塑料材质的，必须拆掉重新胶装，胶装时空白页也需拆掉，封皮上需打印清楚部门（企业）名称、会议记录种类和年度，盖相应公章。会议记录页码用铅笔编写，页码位置与文件的编写位置一致。

11.归档的纸质合影照片，背面必须要贴有照片上所有人员座次名单表。

12.归档的文件材料，必须纸质文件材料与相应的电子文件同步归档。

历年积存的各类文档和实物资料应整理归类，填写《归档文件目录》和《档案接交(接收)登记表》保存，并按程序移交。

四、档案资料移交要求

1.档案移交工作由公司办公室统一负责，各部门（所属企业）按照归档要求整理立卷后，纸质及声像、实物档案按要求填表造册后由专人上交学校档案馆。

2.档案移交时填写并提交《档案接交(接收)登记表》和《归档文件目录》(纸质版和电子版)，经公司办公室审核、公司负责人签字并加盖公章后按程序移交档案馆。